Die seit Mitte 2011 bestehende Online-Mitgliederverwaltung ermöglicht nunmehr den Clubverantwortlichen direkt online
- alle Mitglieder samt Status anzeigen zu lassen,
- neue Mitglieder bzw. Daten zu erfassen,
- bestehende Daten (insbesondere Adressen bei Zustellproblemen) zu aktualisieren sowie
Gleiches gilt für die Daten ihres Clubs.
Die Daten dürfen ausschließlich zu internen Clubzwecken genützt werden und dienen verbandsintern für die Versendung der VÖAV Nachrichten, der Ausstellung von Mitgliedsausweisen, der Verrechnung der Mitgliedsbeiträge sowie der Abwicklung von Fotowettbewerben. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt in keiner Weise. Es werden im Rahmen der Mitgliederverwaltung keinerlei sensible persönliche Daten verarbeitet.
Die Online-Mitgliederverwaltung ist gesetzeskonform nach Datenschutzgesetz 2000 dem Datenverarbeitungsregister gemeldet. Den Mitgliedern stehen die gesetzlich vorgesehenen Rechte selbstverständlich zu.
Als ersten Schritt aktualisieren Sie bitte die Clubdaten. Dazu folgende Hinweise:
| Index |
Eindeutige Identifikationsnummer, aus datenbanktechnischen Gründen erforderlich. Kann angesehen, aber nicht geändert werden. Wird vom System vergeben. |
| Status |
Nur Anzeige, keine Änderung möglich. |
| Klubnummer |
Dreistellig; 1. Stelle Landesverband, 2.+3. Stelle Clubnummer. |
| Klubname |
Bitte aus vereinsrechtlichen Gründen ausschließlich statutenmäßige Klubbezeichnung verwenden, keine Zustellhinweise ("z.Hd. von ..." oder ähnlich). |
| Postanschrift |
Groß-/Kleinschreibung. |
| PLZ |
Postleitzahl, nur Ziffern ohne Nationalitätskennzeichen (Postvorschrift!). |
| Ort |
Immer in Großbuchstaben. |
| Klublokal (Name) ... |
Optional. Z.B. Gasthaus etc.. Erleichtert den Besuch von Interessenten. Gilt analog für die Felder Adresse, PLZ, Ort Klublokal. |
| Telefon 1 |
Bitte für Rückfragen unbedingt angeben. |
| Telefon 2 |
Optional, für verbesserte Erreichbarkeit. |
| Eintritt |
Datum des Eintritts in den VÖAV. Automatische Vergabe bei Dateneingabe (Änderung zentral möglich). Im Format TT.MM.JJJJ erfassen. |
| Austritt |
Automatische Vergabe bei Dateneingabe. |
| Homepage |
Optional. |
| E-mail |
Optional. Aus Gründen der schnelleren direkten Informationsweitergabe wünschenswert. |
| Obmann/Ansprechpartner |
Mitgliedsnummer der Obfrau/des Obmannes angeben. |
| Anmerkungen |
Freie Texteingabe möglich. |
Bitte beachten Sie besonders, dass bei Änderungen in der Vereinsführung auch die entsprechenden Kontaktdaten (Adresse, Telefon, e-mail) aktualisiert werden.
Bitte prüfen Sie anhand der Mitgliederübersicht, ob alle Ihre VÖAV Clubmitglieder in der Datenbank vorhanden sind. Beim Aufruf der Seite "Alle Mitglieder anzeigen" öffnet sich ein neuer Tab. Falls Scrollen nach unten erforderlich ist, entweder mit Mouserad oder Seite des Touchpad, da sich der Scollbalken wegen der Tabellenbreite rechts außerhalb des Bildschirms befindet und erst nach Scrollen nach rechts zugänglich wird. Durch Schließen des Tabs gelangt man wieder zur vorherigen Seite. Sie erhalten aber auch über das Feld "Vorhandenes Mitglied bearbeiten" einen Überblick über alle aktiven Mitglieder Ihres Clubs.
Bei der Eingabe/Änderung der Mitgliederdaten sind folgende Bedingungen einzuhalten:
| Index |
Eindeutige Identifikationsnummer, aus datenbanktechnischen Gründen erforderlich. Kann angesehen, aber nicht geändert werden. Wird vom System vergeben. |
| Mitgliedsnummer |
6stellig. Bei Neueintritten ist - bezogen auf die vorhandene höchste Mitgliedsnummer - ausschließlich die nächst höhere freie Nummer zu verwenden. Nummern ehemaliger Mitglieder sind daher nicht mehr zu verwenden, außer es handelt sich um den Wiedereintritt derselben Person (Reaktivierung). |
| Anrede |
Herr, Frau |
| Berufstitel |
z.B.: Direktor, Komm.Rat, Prof., Reg.Rat |
| Akademischer Titel |
z.B.: Dr., Mag., Dkfm., Dipl.Ing. oder DI, auch: Ing. |
| Vorname, Nachname |
Immer in normaler Groß-/Kleinschreibung. Familienname keinesfalls in BLOCKSCHRIFT! |
| Firma, Abteilung |
Nur in begründeten Ausnahmefällen angeben. |
| Funktion |
In diesem Feld sind nur die gemäß Vereinsgesetz relevanten Funktionen - nur eine (die wichtigste) pro Person - einzutragen. Prioritätenreihung: OB / OS / KA / KS / SC / SS (gemäß derzeitigen Abkürzungen).
Abkürzungen ausschließlich laut Funktionstabelle verwenden. Bitte keine Freitexteingaben, da dieses Datenfeld für Sortierungen verwendet wird.
Wenn weitere bzw. Mehrfachfunktionen erfasst werden sollen, bitte das Feld "Anmerkungen" verwenden! |
| Adresse 1 |
Immer auszufüllen. |
| Adresse 2 |
Nur im Falle alphanumerischer (außereuropäischer) Postleitzahlen auszufüllen. |
| Postleitzahl (PLZ) |
Nur numerische Werte, keine europäischen Nationalitätenkennzeichen vorsetzen (Postvorschrift!). |
| Ort |
Immer in Großbuchstaben, insbesondere bei Auslandsmitgliedern (Postvorschrift!). |
| Land |
Ein Land (=Staat) ist anzugeben, außer Österreich - hier muss das Feld leer bleiben. Keine Bundesländer eintragen! Landesbezeichnung immer in Großbuchstaben (Postvorschrift!). |
| Telefon 1 |
Optional. Primär verwendete Telefonnummer, egal ob Handy oder Festnetz. |
| Telefon 2 |
Optional. Ergänzende Telefonnummer, wenn vorhanden. |
| E-mail |
Optional. Nach Möglichkeit erfassen, um künftig ggfs. Informationen rasch direkt verteilen zu können. |
| Homepage |
Optional. |
| Geburtsdatum |
Optional. Im Format TT.MM.JJJJ erfassen. |
| Eintritt |
Datum wird systembedingt automatisch mit der Erfassung vergeben. Daher sollte die Erfassung eines Neumitglieds möglichst unmittelbar nach Eintritt erfolgen. LV-Verantwortliche: bitte das vom System vergebene Datum belassen - hat Kontrollfunktion! Änderung frühestens nach einem Monat möglich. |
| Austritt |
Datum wird systembedingt automatisch mit Löschung - aus Gründen der Information und Kontrolle nur durch Landesverband möglich - vergeben. Die Löschung sollte daher zeitnah zum Austritt veranlasst werden. |
| Ehrentitel |
Werden zentral erfasst, können angesehen aber nicht geändert werden. |
| Anmerkungen |
Freie Texteingabe möglich. |
Weitere Hinweise:
Wenn nach dem Speichern einer Eingabe die Bestätigungsseite nicht erscheint, bitte die Hinweise neben den Eingabefeldern zu beachten. Dazu muss gegebenenfalls nach oben gescrollt werden, um alle Felder einsehen zu können.
Der Zugang zur Datenbank ist nicht möglich, wenn gerade ein anderer User Eingaben tätigt. Eine entsprechende Fehlermeldung wird angezeigt.
Nach Möglichkeit bzw. Erkennbarkeit aus der Datenbankeingabe werden Mitgliedsausweise für Neueintritte innerhalb von ca. 4 Wochen an die Landesverbandsvorsitzenden versendet. Eine eventuell erforderliche Anforderung für Neuausstellung von Ausweisen (z.B. bei Korrekturen, Ergänzungen) richten Sie bitte an oeffentlichkeitsarbeit@voeav.at.
Die Kurzanleitung für die Mitgliederverwaltung ist hier abrufbar.
Das ausführliche Handbuch für die Online-Mitgliederverwaltung finden Sie hier.
Der Link für den Internet-Zugang zur Mitgliederverwaltung wurde den Clubverantwortlichen und Landesverbandsvorsitzenden bereits übermittelt.
Support: mitgliederverwaltung@voeav.at
Vertretung: oeffentlichkeitsarbeit@voeav.at oder 0699/113 92 652.
Bitte um Verständnis, dass Anfragen ggfs. nicht sofort beantwortet werden können.
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